La tecnología está en el centro de las operaciones comerciales en la era digital actual. Las empresas invierten mucho en infraestructura y aplicaciones de TI para respaldar las operaciones, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad. Sin embargo, a pesar de la creciente sofisticación de la TI corporativa, los empleados recurren cada vez más a soluciones tecnológicas no autorizadas para abordar sus necesidades específicas, lo que lleva a un fenómeno conocido como Shadow IT.
¿Qué es Shadow IT?
Shadow IT es cualquier tecnología o software utilizado dentro de una organización sin el conocimiento o aprobación del departamento de TI. Esto incluye servicios, aplicaciones y dispositivos basados en la nube comprados y administrados por empleados o departamentos en lugar del departamento de TI.
Ejemplos de Shadow IT
- WeTransfer, Imgur y otros servicios de transferencia de archivos/compartición de imágenes en línea
- Gmail, Drive y otros elementos de Google Suite
- Dropbox, Box y otras herramientas de colaboración entre pares
- WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería
El hardware de TI en la sombra incluye:
- portátiles personales
- Teléfonos inteligentes
- unidades flash USB
¿Por qué los empleados utilizan Shadow IT?
Las razones para utilizar Shadow IT varían, pero uno de los principales impulsores es la necesidad de que los empleados sean productivos y eficientes en su trabajo. A menudo, los sistemas y software de TI corporativos no están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de departamentos o empleados individuales. Esto puede generar frustración y la búsqueda de soluciones alternativas para satisfacer sus necesidades de manera más efectiva.
Además, el ritmo del cambio tecnológico es tal que los empleados pueden sentir que los departamentos de TI necesitan ponerse al día con las últimas herramientas y servicios. Al utilizar Shadow IT, los empleados pueden sentir que pueden mantenerse a la vanguardia y seguir siendo productivos.
Riesgos de Shadow IT
El uso de Shadow IT plantea riesgos importantes para las organizaciones, que incluyen:
- Riesgos de seguridad : las aplicaciones de TI en la sombra a menudo no son examinadas en cuanto a seguridad, lo que deja a las organizaciones vulnerables a ataques cibernéticos y violaciones de datos.
- Riesgos de cumplimiento : muchas soluciones de Shadow IT no cumplen con los requisitos reglamentarios como GDPR, HIPAA o PCI DSS, lo que genera posibles problemas de cumplimiento.
- Riesgos de pérdida de datos : Es posible que no se realice una copia de seguridad de los datos almacenados en las soluciones Shadow IT, lo que genera una posible pérdida de datos en caso de una falla del hardware o una interrupción del sistema.
- Riesgos operativos : las soluciones de TI en la sombra pueden causar conflictos con los sistemas de TI corporativos existentes, lo que genera interrupciones operativas.
Cómo gestionar el riesgo de Shadow IT
Para gestionar los riesgos de la TI en la sombra, las empresas deberían:
- Educar a los empleados: los empleados deben comprender los riesgos de la TI en la sombra y la importancia de seguir las políticas corporativas de TI.
- Establecer políticas de TI claras: las empresas deben crear políticas claras que describan qué aplicaciones y servicios se pueden utilizar dentro de la organización.
- Proporcionar soluciones alternativas: las empresas deben trabajar con los empleados para encontrar soluciones autorizadas que satisfagan sus necesidades.
- Monitorear y hacer cumplir las políticas: las organizaciones deben estar atentas a la TI en la sombra y hacer cumplir las políticas y procedimientos para evitar el uso no autorizado.
No permita que Shadow IT lo afecte con Safetica NXT
A través de la función Shadow IT de Safetica NXT, el usuario administrador puede revisar cómodamente el catálogo de aplicaciones web y software de la empresa y realizar un seguimiento de cualquier aplicación o sitio web no deseado. El análisis inteligente y la detección automatizada de riesgos de Safetica NXT facilitan esta tarea.
La sección Shadow IT consta de dos pestañas:
Actividades de la empresa
Esta pestaña predeterminada incluye todas las actividades importantes de aplicaciones o sitios web, ya sean aprobadas o Shadow IT. Cualquier actividad recién detectada se marca, especialmente aquellas que se consideran riesgosas. Se puede acceder fácilmente a las operaciones de archivos relacionados para ver si una actividad sospechosa podría provocar una violación de datos.
Uso personal
Safetica NXT filtra automáticamente registros de actividad personal inofensivos en la pestaña Uso personal. Los registros de esta pestaña están sujetos a control de privacidad, lo que garantiza que los datos personales confidenciales se mantengan seguros. Sin embargo, si un administrador necesita realizar un análisis profundo mientras investiga un incidente de seguridad, puede acceder a estos registros para obtener una imagen completa de lo sucedido.
Como puede ver, la TI en la sombra es una amenaza importante para la seguridad corporativa y las organizaciones deben tomar medidas para gestionar sus riesgos. Al educar a los empleados, crear políticas claras, brindar soluciones alternativas y monitorear y hacer cumplir las políticas, las empresas pueden reducir los riesgos de la TI en la sombra y garantizar la seguridad y el cumplimiento de su infraestructura de TI.
Para obtener más información sobre cómo Safetica NXT puede ayudar a reducir el riesgo de Shadow IT en su organización, comience su prueba gratuita hoy.
Autor
Anna Marie Milan
Product Marketing Manager @Safetica
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